Antwoorden op uw vragen

1. Wat is elektronische facturering?

Elektronische facturering is het uitwisselen van elektronische factuurgegevens tussen de computer van de leverancier en die van zijn klanten, zonder dat daar begeleidende papieren documentatie voor nodig is. De elektronische factuur fungeert, behalve als betalingsverzoek, ook als btw-, belasting- en administratief document.

Met elektronische facturering, of e-Invoicing, wordt menselijke tussenkomst of handmatige documentverwerking tot een minimum beperkt. De gegevens worden overgenomen uit het boekhoudsysteem van de leverancier en rechtstreeks naar het boekhoudsysteem van diens klanten verzonden.

OB10 beheert de integratie tussen de boekhoudsystemen en het OB10-netwerk. De leverancier verstuurt factuurgegevens in het formaat van zijn voorkeur, via OBconnect Vervolgens worden deze gegevens vertaald, aangevuld, gecontroleerd en digitaal ondertekend, waarna ze naar het boekhoudsysteem van de kopers worden verzonden, in het formaat van hun voorkeur.

Er hoeft geen extra hardware of software te worden geïnstalleerd. Kleinere leveranciers of leveranciers die minder facturen verzenden, kunnen het OB10 Web Form gebruiken. Het enige wat daarvoor nodig is, is een internetverbinding en een standaardbrowser.

Terug naar Vragen

2.

Echte elektronische facturering, of e-Invoicing, stelt leveranciers in staat om gegevens uit hun boekhoudsysteem naar dat van hun kopers te versturen. Met elektronische facturering komt de handmatige verwerking die nodig is bij papieren facturen te vervallen.

Met scannen en OCR kan de handmatige verwerking wel enigszins worden beperkt, maar in feite creëert een computer hierbij een factuur, drukt deze af op papier, en dit papier moet vervolgens verwerkt worden om de gegevens weer in de computer te krijgen.

Doordat papieren facturen sterk variëren qua formaat, ontwerp en lay-out, kunnen sommige moeilijk te lezen zijn. Het OCR-systeem heeft daardoor moeite om gegevens te herkennen en leesbare gegevens in de computer van de kopers te zetten, zodat er toch handmatige controles en soms aanvullende handmatige invoer nodig zijn.

Met e-Invoicing van OB10 worden de factuurgegevens van de leverancier automatisch in het boekhoudsysteem van de koper gezet en wordt een digitaal ondertekende factuur in pdf-formaat gecreëerd. Dit is de factuur die aan de belastingvoorschriften voldoet. OB10 verstuurt het pdf-bestand naar de koper zodat het lokaal kan worden opgeslagen of gebruikt voor workflowdoeleinden. Bovendien bewaart OB10 alle pdf-facturen op het OBarchive. Deze is voor zowel de leverancier als de koper toegankelijk via de OBPortal.

Bekijk hoe elektronische facturering van OB10 in zijn werk gaat

Terug naar Vragen

3.

Een aantal van uw klanten of leveranciers gebruikt misschien al EDI om factuurgegevens te versturen of te ontvangen. EDI biedt een snel en veilig formaat, maar is sterk afhankelijk van standaarden (die de leverancier wellicht niet ondersteunt), vereist mapping door de leverancier (wat moeilijk en duur is) en is niet toegankelijk voor alle bedrijven.

EDI is tevens een ‘point-to-point’ verbindingstechnologie (d.w.z. dat de koper bijvoorbeeld met elke leverancier apart moet communiceren). OB10 e-Invoicing is daarentegen een ‘gedeeld’ of ‘many-to-many’ netwerk (bijv. de koper maakt eenmaal verbinding met OB10 om in één keer de facturen van al zijn leveranciers te ontvangen).

Met elektronische facturering van OB10 hoeven leveranciers geen dure mappingsoftware aan te schaffen; ze kunnen in hun boekhoudsysteem een factuurbestand genereren met het bestaande gegevensformaat van hun systeem. Als leveranciers zich aansluiten bij OB10, kunnen ze facturen naar meerdere klanten op het netwerk versturen zonder dat ze klantspecifieke aanpassingen hoeven te maken. Het OB10-netwerk draagt namelijk zorg voor alle gegevensconversieproblemen tussen zowel leveranciers als hun klanten.

Terug naar Vragen

4.

Elektronische facturering biedt vele voordelen:

• Verwerking van papieren vervalt geheel (er is geen papier)
• Gegevenskwaliteit wordt aanzienlijk verbeterd (er is geen handmatige data-entry / OCR)
• Geen kwijtgeraakte facturen (alle facturen worden direct in het crediteuren- of workflowsysteem afgeleverd)
• Betere rapportage en zichtbaarheid
• Betere mogelijkheid om kortingen te geven voor vroege betalingen
• Betere relaties met leveranciers
  

Leden van het OB10 e-Invoicingnetwerk profiteren bovendien van OB10's ‘best practice’-advies en -deskundigheid;

• Enige echt wereldwijd opererende netwerkleverancier
• ‘Best practice’ werving van leveranciers – proactieve werving van leveranciers voor deelname aan het netwerk
• ‘Best in class’ Programma- en Accountbeheer – succes gewaarborgd vanaf de implementatie tot aan het einde van de levensduur van het programma
• OBconnect - maatwerk-implementatie en -mapping om te waarborgen dat bestaande systemen van zowel kopers als leveranciers kunnen integreren met OB10
• Geen extra hardware of software vereist, OB10 biedt een volledige service
  

Neem contact met ons op voor meer informatie over de zakelijke voordelen van OB10 e-Invoicing.

Terug naar Vragen

5.

Elektronische facturering biedt vele voordelen:

• Verwerking en afdrukken van papieren, enveloppen en post wordt geheel overbodig
• Facturen worden rechtstreeks in het systeem van de koper afgeleverd
• Snellere factuurverwerking en -validatie, dus mogelijkheden voor snellere betalingen
• Geen kwijtgeraakte facturen
• Betere rapportage en zichtbaarheid
• Betere relaties met klanten
  

Leden van het OB10 e-Invoicingnetwerk profiteren bovendien van OB10's ‘best practice’-advies en -deskundigheid;

• Enige echt wereldwijd opererende netwerkleverancier
• ‘Best in class’ Programma- en Accountbeheer – succes gewaarborgd vanaf de implementatie tot aan het einde van de levensduur van het programma
• OBconnect - maatwerk-implementatie en mapping om te waarborgen dat bestaande systemen van leveranciers integreren met OB10
• Geen extra hardware of software vereist, OB10 biedt een volledige service

Neem contact met ons op voor meer informatie over de zakelijke voordelen van OB10 e-Invoicing.

Terug naar Vragen

6.

OB10 e-Invoicing stroomlijnt het complexe factureringsproces. Leveranciers kunnen factuurgegevens snel en eenvoudig versturen en gebruik blijven maken van hun bestaande systemen en gegevensformaten. De koper ontvangt de gegevens direct in zijn boekhoudsysteem waardoor geen handmatige invoer meer nodig is. Doordat OB10 bedrijfsregels kan bepalen, zoals het toekennen van een PO-nummer, wordt er geen tijd verspild aan het opzoeken van ontbrekende informatie.

Doordat de factuur sneller verwerkt kan worden, kan de leverancier zijn betaling sneller ontvangen. Hierdoor worden niet alleen zakelijke relaties verbeterd en kunnen bedrijven hun cashflow beheren, maar kan ook onderhandeld worden over voorwaarden voor vroege betalingen.

"Facturen worden nu binnen enkele uren in ons financieel systeem afgeleverd, waardoor postverwerking, scannen en handmatige tussenkomst niet meer nodig zijn. Daardoor hebben we de verwerkingstijd met 2 weken kunnen verkorten."
Assistant Director of Finance, UHL

Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe wij uw processen kunnen stroomlijnen

Terug naar Vragen

7.

Ja, OB10 is een wereldwijd netwerk en stelt leden van het netwerk in staat om facturen over de hele wereld uit te wisselen. OB10 voldoet aan lokale belastingvoorschriften en maakt uw belastingzaken daarmee gemakkelijker. Wij werken met een toonaangevend, onafhankelijk adviseur en kunnen daardoor garanderen dat we voldoen aan fiscale- en factureringsvoorschriften in heel Europa, Noord-Amerika en Azië-Pacifisch Gebied.

Neem contact met ons op voor meer informatie over ons nalevingsbeleid.

Terug naar Vragen

8.

Ja, e-Invoicing van OB10 voldoet aan lokale btw- en belastingvoorschriften. Wij werken samen met onze partner KPMG om ervoor te zorgen dat lokale voorschriften voor belasting en e-Invoicing worden nageleefd.

Kopers en leveranciers op het OB10-netwerk ontvangen een digitaal ondertekend pdf-bestand van de factuur. Dit is de factuur die aan de belastingvoorschriften voldoet. De koper kan dit document gebruiken voor workflow- en controledoeleinden.

Leden van het OB10-netwerk kunnen het digitaal ondertekende pdf-bestand bewaren in hun eigen elektronische archief, of het 24 uur per dag inzien via het OBarchive.

Neem contact met ons op bespreken onze Global Compliance in meer detail.

Terug naar Vragen

9. Wat is P2P?

P2P is de afkorting voor Purchase to Pay (of Procure to Pay). Dit omvat het complete proces van de aankoop van goederen door een koper tot de betaling ontvangen door de leverancier.

Er zijn veel oplossingen die helpen om dit proces te stroomlijnen, waaronder online kooptools, bezorgen van purchase orders, elektronische facturering, workflow-oplossingen en elektronische betalingen.

OB10 werkt samen met vele toonaangevende organisaties en kan zo de beste oplossingen bieden om tegemoet te komen aan de wensen van elke klant.

Terug naar Vragen

10. Wat is EIPP?

EIPP staat voor Electronic Invoice Presentment and Payment. Dit is het proces waarbij leveranciers en kopers facturen uitwisselen en beheren met behulp van oplossingen als OB10. Andere termen die gebruikt worden voor EIPP zijn elektronische facturering of e-facturering.

Deze termen worden meestal gebruikt vanuit het oogpunt dat de ‘koper’ de hoofdinitiatiefnemer van de service is. De koper ontvangt zijn facturen van talrijke leveranciers via hetzelfde proces.

EIPP-oplossingen stellen leveranciers en kopers in staat om financiële documenten (niet alleen facturen, maar ook purchase orders, advies m.b.t overschrijvingen, etc.) elektronisch uit te wisselen en de verwerking van deze documenten snel en veilig online te beheren. De voordelen van een EIPP-systeem zoals OB10 voor de afdelingen Debiteuren en Crediteuren zijn het vervallen van handmatige verwerking, een verbeterde zichtbaarheid van cashflow, de mogelijkheid om tijdig te betalen en toegang tot een beveiligd archief.

Terug naar Vragen

11. Wat is EBPP?

EBPP staat voor ‘Electronic Bill Presentment and Payment’. Dit omvat de geïntegreerde overdracht van rekeningen (facturen) voor presentatiedoeleinden en om het betalingsproces uit te voeren.

Andere termen voor EBPP zijn elektronische billing e-Billing. Deze termen worden meestal gebruikt vanuit het oogpunt dat de ‘leverancier’ de hoofdinitiatiefnemer van de service is. De leverancier stuurt zijn facturen talrijke klanten (kopers) via hetzelfde proces.

EBPP-oplossingen stellen leveranciers en kopers in staat om factuurgegevens elektronisch uit te wisselen om ze gemakkelijk te kunnen overleggen en te verwerken voor betaling. De voordelen van een EIPP-systeem zoals OB10 voor de afdelingen Debiteuren en Crediteuren zijn het vervallen van handmatige verwerking, een verbeterde zichtbaarheid van cashflow, de mogelijkheid om tijdig te betalen en toegang tot een beveiligd archief.

Terug naar Vragen

12. Wat is er anders aan e-Invoicing van OB10?

OB10 is een dienstverlener, en niet alleen een technologiebedrijf. Onze service omvat het volgende:

Een Wereldwijde Oplossing: "OB10 is de enige echt wereldwijd opererende netwerkleverancier" Forrester report, 2007. Forrester-rapport, 2007. OB10 stelt organisaties in 100 landen in staat om elektronisch facturen uit te wisselen. Organisaties profiteren van een daadwerkelijk wereldwijde oplossing, internationale facturering, leverancierwerving buiten de landsgrenzen en klantenservice

"Na een uitgebreide analyse van de aanbieders van e-Invoicingsystemen konden wij concluderen dat OB10 het best in staat was om ons in onze internationale behoeften te ondersteunen en ons een nuttig proces kon aanbieden. OB10 heeft oog voor de business en de details, en liet betrokkenheid zien bij het behalen van onze doelstellingen." - Manager Central Processing voor Greiff

Deskundige implementatie: het is essentieel dat elke oplossing gemakkelijk uitvoerbaar en beheerbaar is. Via OBconnect kunnen bedrijven optimaal gebruikmaken van bestaande processen en technologie. Er kan gebruik worden gemaakt van bestaande gegevensformaten en er hoeft geen nieuwe hardware of software te worden aangeschaft.

Het deskundige implementatie- en mappingteam van OB10 verzorgt de integratie met de boekhoudsystemen van u en uw klanten of leveranciers. OB10 werkt met duizenden verschillende formaten en kan overweg met alle grote ERP- en boekhoudsystemen.

Best practice’ leverancierwerving: als een e-Invoicingproject succesvol wil zijn, is het essentieel dat er veel leveranciers aan het programma deelnemen. Dit stelt kopers in staat om hun bedrijfsdoelen te realiseren.

OB10 werkt met kopers samen om hun campagnes voor leverancierwervingen te beheren. Gebruikmakend van ‘‘best practice’ deskundigheid beschikt OB10 over een toegewijd team dat actief leveranciers werft. Dit multinationale team zorgt ervoor dat klanten in hun eigen taal en volgens hun eigen bedrijfscultuur te woord kunnen worden gestaan.

"Het werven van leveranciers was een essentiële kwestie voor ons. Zonder een grote massa leveranciers op het netwerk zou het initiatief natuurlijk moeilijk te rechtvaardigen zijn. Maar toch hebben zich heel veel leveranciers aangemeld, zelfs nog meer dan we verwacht hadden" - Computacenter

Consultatief Programma- en Accountbeheer: De ‘best practice’ deskundigheid blijft gegarandeerd tijdens uw hele e-Invoicingproject. OB10's toegewijde Programmabeheer-team beheert de set-up het programma, zodat het met succes in gebruik kan worden genomen. Als het project eenmaal is opgestart, zal OB10's Accountbeheer-team met u samenwerken om ervoor te zorgen dat er nieuwe doelen worden bereikt en de nieuwe services de efficiëntie en kostenbesparing optimaliseren

Voordeel voor het milieu: klanten van OB10 richten zich steeds meer op MVO-doelen. Doordat er geen papier meer wordt gebruikt, biedt OB10 e-Invoicing een financieel duurzame en milieuvriendelijke oplossing. Klanten kunnen het verschil direct afmeten aan de hand van de hoeveelheid papier die ze besparen. Bovendien is het verschil te merken aan de energie die verspild wordt bij het distribueren en bewaren van papieren facturen, en niet te vergeten aan de afvalberg die ontstaat zodra de facturen na de minimale bewaartijd worden weggegooid.

Terug naar Vragen

13.

Nee. Als u het OB10-netwerk gebruikt, hoeft u niet te investeren in extra hardware of software. Bovendien verzorgen de deskundige implementatie- en mappingteams van OB10 de integratie voor u. Zij zorgen ervoor dat de bestaande boekhoudkundige systemen en gegevensbestanden van u en uw klanten of leveranciers geschikt zijn om snel te kunnen overstappen.

Terug naar Vragen

14.

Het Crediteurenteam profiteert van de eliminatie van papieren facturen. Gegevens worden elektronisch rechtstreeks naar het boekhoudsysteem verzonden, waardoor er geen handmatige invoer meer nodig is.

• Factuurgegevens worden geverifieerd tegen de bedrijfsregels. Geen gezoek naar ontbrekende PO-nummers
• Er worden digitaal ondertekende factuurbestanden ontvangen die gebruikt kunnen worden voor workflow- en controledoeleinden
• Gegarandeerde aflevering en inzage in de factuurstatus via de OBportal - geen telefoontjes meer van leveranciers die op zoek zijn naar hun factuur
• Stelt het team in staat zich op nuttiger taken te concentreren
• Reduceert kosten voor factuurverwerking met ca. 60%

"Facturen worden nu binnen enkele uren in ons financieel systeem afgeleverd, waardoor postverwerking, scannen en handmatige tussenkomst niet meer nodig zijn. Daardoor hebben we de verwerkingstijd met 2 weken kunnen verkorten." University Hospitals van Leicester.

Terug naar Vragen

15.

Het Debiteurenteam profiteert van snelle en gegarandeerde factuuraflevering;

• Stel uw klanten in staat sneller facturen te verwerken voor betaling
• Geen tijd verspild aan het zoeken van ‘kwijtgeraakte’ facturen
• Kan de factuurstatus controleren via de OBportal - Factuurvalidatie zorgt ervoor dat alle vereiste factuurgegevens meteen worden verzonden
• Gebruik van het OBarchive om verzonden facturen te bekijken voor rapportage- en controledoeleinden

"Allereerst kost het versturen van een elektronische factuur via OB10 ons minder dan het versturen van facturen per post, maar er zijn nog aantrekkelijker voordelen. Onze facturen worden gegarandeerd en snel afgeleverd en zoekopdrachten worden sneller geregistreerd, wat als gevolg heeft dat we zonder vertraging betaald worden." Financial Controller, Poulton & Graf.

Terug naar Vragen

16.

Met e-Invoicing van OB10 kunnen ook kleinere leveranciers elektronische facturen verzenden. Leveranciers die geen factuursysteem hebben of niet genoeg facturen versturen om een geïntegreerde oplossing te rechtvaardigen, kunnen het OB10 Web Form gebruiken. Leveranciers kunnen via de OBportal, 24 uur per dag inloggen op hun account en hun e-factuur online creëren. De gegevens worden via OB10 naar hun klanten verzonden en ondergaan daarbij dezelfde controles als met de Geïntegreerde Oplossing.

Klanten die gebruikmaken van het OB10 Web Form kunnen nog steeds profiteren van rapportages, ondersteuning en toegang tot het OBarchive via de beveiligde online portal.

"Aangezien wij een klein bedrijf zijn, is het cruciaal voor ons om snel betaald te krijgen. Dit is iets wat OB10 mogelijk maakt door ons te laten weten dat onze facturen succesvol zijn afgeleverd en door onze klant worden verwerkt. Facturen online versturen met OB10 is eenvoudig en veilig en biedt als groot extra voordeel dat het ons helpt een van onze gewaardeerde klanten gelukkig te houden." Oprichter Glenammer Engineering Ltd.

Terug naar Vragen

17. Kan ik purchase orders via OB10 versturen of ontvangen?

Naast elektronische facturering biedt OB10 ook de mogelijkheid om purchase order-gegevens uit te wisselen. Kopers kunnen hun purchase orders via OB10 naar hun leveranciers sturen. Na ontvangst kan de leverancier de purchase order accepteren of weigeren en "PO converteren" gebruiken om de purchase order direct om te zetten in een factuur.

Ook kopers kunnen voor de optie Factuurvalidatie kiezen. Dit zorgt ervoor dat de factuurgegevens overeenkomen met de gegevens op de purchase order die via OB10 verzonden is.

Terug naar Vragen

18.

Doordat e-Invoicing met OB10 een vervanging is van papier, is er een direct voordeel voor het milieu.

Naast de reductie van papier wordt er niet langer energie verspild aan het distribueren, bewaren en verwijderen van papieren facturen. Op basis van het aantal facturen dat alleen al in Europa wordt uitgewisseld, is de schatting dat er 762.383 ton papier (bijna 13 miljoen bomen) zou worden bespaard als deze facturen elektronisch zouden worden verstuurd. Tevens zou er genoeg brandstof worden bespaard om 381.000 huizen gedurende één jaar van energie te voorzien en ruim 1,8 miljoen kubieke meter ruimte voor stortplaatsen.

Terug naar Vragen

19.

Met OB10 is er geen plicht om een papieren kopie van uw facturen af te drukken of te bewaren. OB10 verstuurt niet alleen de factuurgegevens naar het boekhoudsysteem van de koper, maar verstuurt ook een digitaal ondertekend pdf-bestand dat gebruikt kan worden voor workflow of belastingcontroles. Dit is de factuur die aan de belastingvoorschriften voldoet.

OB10 slaat elke factuur die via het OB10 e-Invoicingnetwerk verzonden wordt, op in het OBarchive. Alle leden van het OB10-netwerk kunnen dit archief 24 uur per dag raadplegen via de OBportal.

Terug naar Vragen