Antworten auf Ihre Fragen

1. Was ist e-Invoicing?

e-Invoicing ist der Austausch von elektronischen Rechnungsdaten vom Rechnersystem des Lieferanten zu dem seines Kunden, ohne dass die Papierform genutzt werden muss. Die elektronische Rechnung dient als rechtsverbindliches Dokument für die Umsatzsteuer, die Steuer und das Rechnungswesen sowie als Zahlungsaufforderung.

Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung oder e-Invoicing wird der Aufwand im Bereich der manuellen Dokumentenverarbeitung drastisch reduziert. Die Daten werden im Buchhaltungssystem des Lieferanten generiert und direkt an das System seines Kunden gesendet.

OB10 sorgt dabei für die Integration der Buchhaltungssysteme mit dem OB10 Netzwerk. Die Lieferanten senden ihre Rechnungsdaten über OBconnect in ihrem bevorzugten Format. Diese werden dann konvertiert, ergänzt, validiert und digital signiert, bevor sie an das Buchhaltungssystem des Käufers gesendet werden, und zwar in dessen bevorzugtem Format. Zusätzliche Hard- oder Software ist hierfür nicht erforderlich.

Kleinere Lieferanten oder solche, die nur seltener Rechnungen stellen, können zur Rechnungsstellung das OB10 Webformular nutzen – dafür sind lediglich eine Internetverbindung und ein Standardbrowser erforderlich.

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2.

Elektronische Rechnungsstellung oder e-Invoicing ermöglicht es jedem Lieferanten, von seiner Rechnungsapplikation aus Daten an das Buchhaltungssystem seines Kunden zu senden. Eine manuelle Erstellung von Papierrechnungen entfällt dabei.

Mit Hilfe von OCR und Einscannen lässt sich der manuelle Aufwand zwar teilweise reduzieren, allerdings wird hier eine vom Computer erstellte Rechnung ausgedruckt und versandt. Anschließend muss sie dann wieder manuell ins Empfängersystem eingegeben werden.

Da Papierrechnungen im Format und Aussehen sehr unterschiedlich und zuweilen schwer lesbar sein können, ist es für OCR-Systeme oft schwierig, Inhalte zu erkennen und lesbare Daten ins System des Kunden einzupflegen. Das kann dazu führen, dass Daten überprüft und gegebenenfalls sogar manuell eingegeben werden müssen.

Das e-Invoicing System von OB10 generiert aus den Rechnungsdaten des Lieferanten eine digital signierte Rechnung im PDF-Format und überträgt diese automatisch ans Buchhaltungssystem des Kunden. Dieses Dokument dient dann als steuerkonforme Rechnung. OB10 sendet diese Datei an den Rechnungsempfänger, damit sie lokal gespeichert und für weitere Arbeitsschritte verwendet werden kann. Zusätzlich speichert OB10 alle Rechnungsdaten im OBarchive, auf das Kunden und Lieferanten über das OBportal. OBportal zugreifen können.

So funktioniert OB10 e-Invoicing

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3.

Vielleicht nutzen einige Ihrer Kunden oder Lieferanten bereits den elektronischen Datenaustausch (EDI), um Rechnungsdaten zu senden und zu empfangen. Zwar ist EDI eine schnelle, sichere Plattform, aber sie hängt stark von bestimmten Standards ab, die beim Lieferanten eventuell nicht gegeben sind. Außerdem erfordert sie auf Lieferantenseite Mapping, was kompliziert, teuer und nicht für alle Unternehmen zugänglich ist.

Zudem ist EDI eine „Point-to-Point“-Verbindungstechnologie, was bedeutet, dass der Käufer separat mit jedem einzelnen Lieferanten kommunizieren muss. Im Gegensatz dazu arbeitet OB10 e-Invoicing mit einem offen zugänglichen Netzwerk. So stellt der Kunde nur ein einziges Mal eine Verbindung mit OB10 her, um die Rechnungen all seiner Lieferanten abzurufen.

Beim e-Invoicing von OB10 müssen die Lieferanten somit keine teure Mapping-Software kaufen, sondern können Rechnungsdateien unter Verwendung bereits genutzter Datenformate von ihrem eigenen Buchhaltungssystem aus erstellen. Sobald ein Lieferant das OB10 Netzwerk nutzt, kann er Rechnungen an beliebig viele Kunden senden, ohne zusätzliche, käuferspezifische Modifikationen durchführen zu müssen. Das OB10 Netzwerk nimmt automatisch alle erforderlichen Datenumwandlungen zwischen Lieferanten und Kunden vor.

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4.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet viele Vorteile:

• Im gesamten Fakturierungsprozess ist überhaupt kein Papier mehr erforderlich.
• Die Datenqualität wird beträchtlich gesteigert (manuelle Dateneingabe / OCR entfällt)
• Kein Verlust von Rechnungen (alle Rechnungen werden direkt an die Kreditorenbuchhaltung bzw. an Workflow-Systeme gesandt)
• Optimiertes Reporting und erhöhte Transparenz
• Mehr Möglichkeiten der Skontonutzung
• Bessere Lieferantenbeziehungen
  

Darüber hinaus profitieren Nutzer des OB10 e-Invoicing Netzwerks von der OB10 Erfahrung und unserer Best-Practice-Beratung.

• Einziger Anbieter mit einem wirklich globalen Netzwerk
• Lieferantenanbindung nach Best-Practice-Kriterien – proaktive Aufnahme von Lieferanten in das Netzwerk
• Bewährtes Programm- und Account-Management sichern den Erfolg von der Implementierung an über die gesamte Projektlaufzeit.
• OBconnect – maßgeschneiderte Implementierungs- und Mapping-Services stellen sicher, dass Kunden- und Lieferantensysteme nahtlos an OB10 angebunden werden können.
• Zusätzliche Hard- oder Software muss nicht implementiert werden. OB10 bietet einen komplett gemanagten Service.
  

Um mehr über die Geschäftsvorteile von OB10 e-Invoicing zu erfahren, sprechen Sie uns einfach an.

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5.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet viele Vorteile:

• Kompletter Wegfall der papiergebundenen Verarbeitung – Ausdrucke, Kuverts, Post.
• Rechnungen werden direkt an das System des Kunden gesendet.
• Schnellere Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen ermöglichen einen schnelleren Ausgleich.
• Kein Verlust von Rechnungen.
• Optimiertes Reporting und erhöhte Transparenz.
• Bessere Lieferantenbeziehungen.
  

Darüber hinaus profitieren Nutzer des OB10 e-Invoicing Netzwerks von der OB10 Erfahrung und unserer Best-Practice-Beratung.

• Einziger Anbieter mit einem wirklich globalen Netzwerk
• Lieferantenanbindung nach Best-Practice-Kriterien – pro-aktive Aufnahme von Lieferanten in das Netzwerk
• Bewährtes Programm- und Account-Management sichern den Erfolg von der Implementierung an über die gesamte Programmlaufzeit.
• OBconnect – maßgeschneiderte Implementierungs- und Mapping-Services stellen sicher, dass Kunden- und Lieferantensysteme nahtlos an OB10 angebunden werden können.
• Zusätzliche Hard- oder Software muss nicht implementiert werden. OB10 bietet einen komplett gemanagten Service.

Um mehr über die Geschäftsvorteile von OB10 e-Invoicing zu erfahren, sprechen Sie uns einfach an.

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6. Wie kann ich e-Invoicing nutzen, um Prozesse zu verbessern?

OB10 e-Invoicing optimiert die komplexe Rechnungsverarbeitung, da Lieferanten, Rechnungsdaten über eigene Systeme und Dateiformate schnell und einfach versenden können. Der Kunde empfängt die Daten direkt in seinem Buchhaltungssystem, so dass die manuelle Eingabe entfällt. Da OB10 zudem einheitliche Standards setzen kann, wie zum Beispiel bei der Vergabe von Bestellnummern, sind alle Rechnungsinformationen stets zur Hand und müssen nicht mehr mühsam zusammengesucht werden.

Da die Rechnungen schneller verarbeitet werden können, kann auch die Zahlung an den Lieferanten schneller erfolgen. Dies verbessert nicht nur die Geschäftsbeziehungen und unterstützt das Unternehmen beim Cashflow-Management, sondern vereinfacht auch Verhandlungen über Skontogewährung.

Rechnungen werden jetzt innerhalb weniger Stunden an unser Finanzsystem gesendet, wodurch Portokosten, Scannen und manuelle Verarbeitung entfallen. Dadurch konnten wir unseren Verarbeitungsprozess um 15 Tage beschleunigen.“
Stellvertretender Leiter Finanzwesen, UHL

Um zu erfahren, wie wir auch Ihre Prozesse verbessern können, sprechen Sie uns einfach an.

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7.

Ja, OB10 ist ein globales Netzwerk und ermöglicht es den OB10 Nutzern, weltweit Rechnungen zu senden und zu empfangen. OB10 beachtet dabei auch die lokalen Steuerbestimmungen, was für Sie das Thema Compliance entscheidend erleichtert. Wir arbeiten mit einem führenden unabhängigen Berater zusammen und gewährleisten, dass wir die Steuerbestimmungen sowie die Rechnungsvorschriften in Europa, Nordamerika und im asiatisch-pazifischen Raum einhalten.

Um mehr darüber zu erfahren, wie wir weltweit die Einhaltung von Standards und Vorschriften sicherstellen, sprechen Sie uns einfach an.

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8.

Ja, das e-Invoicing von OB10 entspricht den lokalen Umsatzsteuerbestimmungen und der Steuergesetzgebung. Gemeinsam mit unserem Partner KPMG stellen wir sicher, dass die lokalen Steuerbestimmungen und e-Invoicing Vorgaben erfüllt werden.

Kunden und Lieferanten, die das OB10 Netzwerk nutzen, erhalten eine digital signierte PDF-Version der Rechnung. Dies ist eine steuerkonforme Rechnung, die der Kunde für interne Abläufe oder zu Überprüfungszwecken verwenden kann.

Nutzer des OB10 Netzwerks können die digital signierte PDF-Datei in ihrem eigenen elektronischen Archiv speichern oder rund um die Uhr über das OBarchive auf sie zugreifen.

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9. Was ist P2P?

P2P ist die Abkürzung für Purchase to Pay (oder Procure to Pay). Der Begriff umfasst den gesamten Prozess, vom Wareneinkauf durch den Kunden bis zum Zahlungseingang beim Lieferanten.

Viele Lösungen tragen dazu bei, diesen Prozess zu optimieren, zum Beispiel Online-Tools für die Beschaffung, Bestellungsweiterleitung, elektronische Rechnungsstellung, Workflow-Lösungen und elektronische Zahlungen.

OB10 arbeitet mit vielen führenden Anbietern zusammen, um für alle Kundenanforderungen stets die optimale Lösung bieten zu können.

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10. Was ist EIPP?

EIPP steht für „Electronic Invoice Presentment and Payment“. Es handelt sich hierbei um den Prozess, bei dem Lieferanten und Käufer über Lösungen wie OB10 Rechnungen senden, empfangen und bearbeiten.

Weitere mögliche Begriffe zur Definition von EIPP sind elektronische Rechnungsverarbeitung oder e-Invoicing. Diese Begriffe beziehen sich normalerweise auf den ‚Käufer’ als Hauptinitiator des Services, der Rechnungen von zahlreichen Lieferanten über denselben Prozess erhält.

EIPP-Lösungen ermöglichen es Lieferanten und Käufern, Finanzdokumente elektronisch auszutauschen (neben Rechnungen auch Bestellungen, Überweisungen, etc.) und diese schnell und sicher online zu bearbeiten. EIPP-Systeme wie OB10 bringen der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung zahlreiche Vorteile. So entfällt die manuelle Bearbeitung, die Cashflow-Transparenz wird verbessert, ein fristgerechter Rechnungsausgleich wird erleichtert und es besteht Zugang zu einem sicheren Archiv.

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11. Was ist EBPP?

EBPP steht für „Electronic Bill Presentment and Payment“. Es handelt sich hierbei um die integrierte Übertragung von Rechnungen zur Rechnungsvorlage und zur Auslösung des Zahlungsprozesses.

Weitere mögliche Begriffe zur Definition von EBPP sind elektronische Rechnungsstellung oder e-Billing. Diese Begriffe beziehen sich normalerweise auf den „Lieferanten“ als Hauptinitiator des Services, der über denselben Prozess Rechnungen an verschiedene Kunden (Käufer) sendet.

EBPP-Lösungen ermöglichen es Lieferanten und Käufern, Rechnungsdaten elektronisch zu senden und zu empfangen, um sie vorzulegen und den Zahlungsprozess abzuwickeln. EBPP-Systeme wie OB10 bringen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zahlreiche Vorteile. So entfällt die manuelle Bearbeitung, die Cashflow-Transparenz wird verbessert, ein fristgerechter Rechnungsausgleich wird erleichtert und es besteht Zugang zu einem sicheren Archiv.

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12. Worin unterscheidet sich OB10 e-Invoicing?

OB10 ist nicht nur Technologieanbieter, sondern auch Service-Provider. Unser Service umfasst:

Eine globale Lösung: „OB10 verfügt über das einzige wirklich globale Netzwerk“, so der Forrester Report 2007. OB10 ermöglicht es Unternehmen in über 100 Ländern, Rechnungen elektronisch zu senden und zu empfangen. Die Unternehmen profitieren dabei von einer globalen Lösung, grenzüberschreitender Rechnungsstellung, Lieferantenanbindung weltweit und internationalem Kunden-Support.

„Nach einer umfassenden Analyse der verfügbaren e-Invoicing Lösungen kamen wir zu dem Schluss, dass die durchdachte OB10 Lösung unsere globalen Anforderungen am besten unterstützen konnte. OB10 konnte und wollte nachvollziehen, worum es in unserem Unternehmen geht und hat mit großem Engagement dazu beigetragen, dass wir unsere Ziele erreichen konnten.“ – Leiter zentrale Beschaffung, Greif

Implementierung durch Experten: Wesentlich ist, dass jede Lösung einfach implementiert und unterhalten werden kann. Mit Hilfe von OBconnect können Unternehmen bestehende Prozesse und Technologien weiterhin nutzen. Auch vorhandene Datenformate können weiter verwendet werden, so dass keine neue Hard- oder Software implementiert werden muss.

Die OB10 Spezialisten für Implementierung und Mapping führen die Integration zwischen Ihnen und den Buchhaltungssystemen Ihrer Kunden oder Lieferanten durch. OB10 arbeitet mit mehreren tausend unterschiedlichen Formaten und ist mit allen führenden Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen vertraut.

Lieferantenanbindung nach Best-Practice-Kriterien: Um ein e-Invoicing Projekt erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, dass eine große Anzahl von Lieferanten daran teilnimmt. Nur so kann der Kunde seine Geschäftsziele umsetzen. OB10 steuert die Lieferantenanbindung gemeinsam mit dem Kunden. Auf Basis von Best-Practice-Modellen geht das engagierte OB10 Team dabei pro-aktiv vor. Dieses multinationale Team stellt sicher, dass die Kunden in ihrer Landessprache und gemäß ihrer Geschäftskultur unterstützt werden.

„Die Akzeptanz auf Lieferantenseite war für uns immer ein entscheidender Punkt. Bei einer zu geringen Lieferantenanzahl im Netzwerk wäre das Projekt fraglos kaum zu rechtfertigen gewesen.

Aber die Lieferantenanbindung funktionierte so gut, dass unsere Erwartungen übertroffen wurden.“ – Computacenter

Beratendes Programm- und Account-Management: Ihr e-Invoicing Projekt wird während der gesamten Laufzeit durch unsere Best-Practice-Erfahrung unterstützt. Das engagierte OB10 Team stellt eine erfolgreiche Implementierung des Projektes sicher und kümmert sich anschließend darum, dass die definierten Ziele erreicht werden und dass die neuen Services die gewünschte Effizienz und das geplante Einsparungspotenzial bringen.

Umweltfreundliche Lösung: Für die Kunden von OB10 wird das Thema‚ soziale Verantwortung von Unternehmen’ immer wichtiger. Durch den Wegfall von Papier bietet OB10 e-Invoicing eine finanziell nachhaltige und zugleich umweltfreundliche Lösung. So können Kunden im direkten Vergleich messen, wie viel Papier sie durch die Lösung einsparen. Einmal ganz abgesehen von der Energie, die normalerweise für die Zustellung und Archivierung und letztlich, nach Ende der Aufbewahrungsfrist, auch für die Entsorgung von Papierrechnungen anfällt.

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13.

Nein, wenn Sie das OB10 Netzwerk nutzen, ist zusätzliche Hard- oder Software nicht erforderlich. Die OB10 Spezialisten für Implementierung und Mapping steuern die Integration für Sie und sorgen dafür, dass die bestehenden Buchhaltungssysteme und Datenformate Ihrer Lieferanten oder Kunden sich nahtlos in die Lösung integrieren lassen.

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14.

Die Kreditorenbuchhaltung profitiert davon, dass Rechnungen in Papierform komplett wegfallen. Die Daten werden elektronisch direkt an das Buchhaltungssystem gesendet, so dass eine manuelle Verarbeitung überflüssig wird.

• Die Rechnungsdaten werden nach Kundenvorgaben überprüft. Es müssen keine fehlenden Bestellnummern mehr gesucht werden.
• Die erhaltenen, digital signierten Rechnungsdateien können für nachgelagerte Prozesse oder zu Überprüfungszwecken genutzt werden.
• Über das OBportal ist die Zustellung der Rechnung garantiert und der Rechnungsstatus ist jederzeit abrufbar – telefonische
• Anfragen von Lieferanten zum Rechnungsstatus entfallen.
• Das Team kann sich wieder auf Aufgaben konzentrieren, die dem Unternehmen Mehrwert bringen.
• Reduzierung der Rechnungsverarbeitungskosten, üblicherweise um bis zu 60 %.

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15.

Die Debitorenbuchhaltung profitiert von einer schnellen und garantierten Rechnungszustellung.

• Ihre Kunden können Rechnungen schneller verarbeiten und zur Zahlung bringen.
• Keine zeitraubende Suche mehr nach „verlorenen“ Rechnungen.
• Der Rechnungsstatus kann über OBportal abgerufen werden
• Die Rechnungsvalidierung gewährleistet, dass alle erforderlichen Rechnungsdaten bei der ersten Zusendung vorliegen.
• Über OBarchive können Rechnungen zu Reporting- oder Überprüfungszwecken abgerufen werden.

„Einfach ausgedrückt, ist der elektronische Rechnungsversand mit OB10 für uns billiger, als der Postweg – aber das ist nicht alles. So werden unsere Rechnungen garantiert und zudem schnell zugestellt, und eventuelle Rückfragen werden schneller erfasst. Das hat bei uns den Zahlungseingang deutlich beschleunigt.“ Controller, Poulton & Graf

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16. Wie können auch kleine Lieferanten e-Invoicing nutzen?

Mit der e-Invoicing Lösung von OB10 können auch kleine Lieferanten elektronische Rechnungen versenden. Lieferanten, die kein Fakturierungssystem haben oder die zu wenige Rechnungen versenden, um eine integrierte Lösung zu rechtfertigen, können das OB10 Webformular verwenden. Das Webformular ist rund um die Uhr über das OBportal, zugänglich. Die Lieferanten brauchen sich nur mit ihren Benutzerdaten anzumelden und können ihre Rechnungen online erstellen. Die Daten werden über OB10 an ihre Kunden übermittelt und dabei genauso überprüft, wie bei der integrierten Lösung.

Auch Kunden, die das OB10 Webformular verwenden, profitieren von den Reporting- und Support-Funktionen und dem Zugang zum OBarchive über das sichere Onlineportal.

„Für uns als kleines Unternehmen ist es entscheidend, zügig bezahlt zu werden. Dass OB10 uns benachrichtigt, sobald unsere Rechnungen eingetroffen sind und von Kunden bearbeitet werden, hilft dabei wirklich sehr. Die Online-Übermittlung von Rechnungen mit OB10 ist einfach und sicher, wobei der entscheidende Vorteil für uns darin liegt, dass einer unserer besten Kunden zufrieden ist.“ Gründer von Glenammer Engineering Ltd.

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17. Kann ich über OB10 Bestellungen senden und empfangen?

Neben e-Invoicing ermöglicht OB10 auch einen erleichterten Austausch von Bestelldaten. So können Käufer Bestellungen über OB10 direkt an ihre Lieferanten senden. Nach Eingang kann der Lieferant die Bestellung dann akzeptieren oder ablehnen. Mit Hilfe der Flip-Funktion kann er dabei die Bestellung direkt in eine Rechnung umwandeln.

Außerdem können Käufer auch die optionale Rechnungsvalidierung nutzen. Diese gewährleistet, dass die Rechnungsdaten mit den über OB10 gesendeten Bestelldaten übereinstimmen.

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Da OB10 e-Invoicing Papier überflüssig macht, liegen die Umweltvorteile auf der Hand.

Abgesehen von der Reduzierung des Papierverbrauchs, wird auch keine Energie mehr benötigt, um Papierrechnungen zu versenden, zu archivieren und zu entsorgen. Legt man nur die Anzahl der in Europa ausgetauschten Rechnungen zugrunde, ließen sich bei Umstellung auf elektronischen Versand etwa 762.383 Tonnen Papier (dies entspricht fast 13 Millionen Bäumen) einsparen. Zudem würde ausreichend Kraftstoff gespart, um 381.000 Haushalte ein Jahr lang mit Energie zu versorgen, ganz zu schweigen von den mehr als 1,8 Millionen Kubikmetern Raum, die auf Mülldeponien nicht mehr benötigt würden.

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19.

Bei OB10 e-Invoicing entfällt die Notwendigkeit, Rechnungskopien in Papierform auszudrucken oder zu archivieren. OB10 sendet nicht nur die Rechnungsdaten an das Buchhaltungssystem des Käufers, sondern auch eine digital signierte PDF-Datei, die für weitere Abläufe und für Steuerzwecke verwendet werden kann. Dieses PDF ist eine steuerkonforme Rechnung.

OB10 speichert alle Rechnungen, die über das e-Invoicing Netzwerk übermittelt werden, im OBarchive. Alle Nutzer des OB10 Netzwerks haben über das OBportal rund um die Uhr Zugang zu diesem Archiv.

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